آشنایی با امکان آرشیو الکترونیکی ضمائم اسناد

یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران کسب و کار ها و حسابداران، ارائه سند و مدارک معتبر به ذینفعان در مواقع لازم است. طبعتا در روزی که کارکنان شما در حال صدور فاکتور های خرید وفروش یا ثبت دریافت و پرداخت های مرتبط با آن هستند  یا حسابداران در حال ثبت هزینه ها در سیستم حسابداری ابرستان هستند همه چیز شفاف است و شما نیز بعنوان مدیر کسب و کار موارد ثبت شده را تایید می کنید.

لیکن  ممکن است با گذشت زمان لازم باشد شما یا کارکنان شما نیاز به ارائه مدرک و سندی برای ثبت داده ها در سیستم باشند. مثلا فرض کنید بین شما و یکی از تامین کنندگان کالاهای شما اختلاف حساب پیش آمده باشد و شما بعد از چند ماه نیاز دارید که علاوه بر ارائه گزارش گردش حساب او مدارک و اسناد مرتبط را نیز به او نشان دهید. حال اگر شما پس از ثبت سند، مدارک ضمیمه سند را گم کرده باشید ممکن است نتوانید ادعای خود را ثابت کنید و با مشکل مواجه شوید. همین امر در زمان های رسیدگی مالیات یا بیمه به کرار رخ می دهد.

از طرفی نگه داشتن مدارک و ضمائم اسناد بصورت فیزیکی یا الکترونیکی دارای دغدغه های زیادی است. همچنین خطراتی همچون  دسترسی غیر مجاز افراد به این اسناد، از بین رفتن بر اثر حوادث همچون آتش سوزی یا سرقت را می توان به دغدغه های هزینه ای و مکانی برای آرشیو اسناد اضافه کرد.

ابرستان با مهیا نمودن فضای امن ابری و اختصاص آن به این امر و اضافه کردن امکان پیوست سند این مشکل را برای مشتریان خود حل کرده است.

یشتر بدانیم....